Účinnost: 4. dubna 2026 | Verze 1.0
Czech Japan Hub (dále „CJH", „my", „náš") představuje dvě právní entity – českou registrovanou asociaci (zapsaný spolek) zřízenou podle českého práva a japonskou právní entitu („一般社団法人") – Ippan Shadan Hōjin zřízenou podle japonského práva. Účelem CJH je propojovat český a japonský byznys a profesionály, podporovat bilaterální obchod a investice a poskytovat širokou škálu aktivit včetně akcí, seminářů, webinářů, obchodních misí a networkingových setkání.
Při poskytování těchto služeb shromažďujeme a zpracováváme některé osobní údaje. Tyto zásady vysvětlují, jaké údaje shromažďujeme, proč, jak je chráníme a jaká jsou vaše práva.
Plně dodržujeme Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), zákon č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů, zákon č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti a všechny další platné české a unijní právní předpisy.
Správcem vašich osobních údajů ve smyslu čl. 4 odst. 7 GDPR je:
Organizace: Czech-Japan Hub, z.s.
Sídlo: Sládkova 372/8, 702 00 Ostrava – Moravská Ostrava, Česká republika
IČO: 29515815
E-mail (ochrana osobních údajů): info@czechjapan.org
Obecný kontakt: info@czechjapan.org
Web: www.czechjapan.org
V záležitostech týkajících se japonské entity se prosím obracejte na výše uvedený kontakt. Toky údajů mezi českou a japonskou entitou jsou popsány v oddílu 6.
Osobní údaje zpracováváme v souladu se zásadami stanovenými v čl. 5 GDPR:
Zákonnost, korektnost a transparentnost: Zpracování probíhá na základě platného právního důvodu a způsobem srozumitelným pro subjekt údajů.
Účelové omezení: Údaje jsou shromažďovány pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nejsou dále zpracovávány způsobem neslučitelným s těmito účely.
Minimalizace údajů: Shromažďujeme pouze údaje, které jsou přiměřené, relevantní a nezbytné.
Přesnost: Přijímáme přiměřená opatření k udržování aktuálnosti údajů.
Omezení uložení: Údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účely, pro které jsou zpracovávány.
Integrita a důvěrnost: Zavádíme vhodná technická a organizační opatření k zajištění bezpečnosti osobních údajů.
Odpovědnost: Jsme schopni doložit soulad s těmito zásadami.
Při přihlášce nebo udržování členství v CJH shromažďujeme: jméno, titul, datum narození (je-li relevantní), e-mail, telefon, údaje o firmě (zaměstnavatel, pracovní pozice, oblast specializace), obchodní sektor a další informace, které dobrovolně poskytnete. Právním základem je plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR) a naše oprávněné zájmy ve správě členského vztahu (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR). Členské údaje uchováváme po dobu trvání členství a dále až 10 let po jeho ukončení z právních a účetních důvodů.
Při registraci nebo účasti na akcích CJH shromažďujeme: jméno, e-mail, telefon, firmu, stravovací požadavky, cestovní logistiku (vízum, plánování) a kontaktní údaje pro nouzové situace. Právním základem je plnění smlouvy a naše oprávněné zájmy. Údaje o účasti uchováváme až 3 roky po akci.
CJH může pořizovat fotografie nebo video záznamy z akcí pro propagační účely, včetně použití na našem webu, v newsletteru a na sociálních sítích. Snímky jsou obvykle pořizovány v širokém záběru a nezaměřují se na jednotlivé účastníky. Na každé akci na to upozorníme. Pokud si nepřejete být fotografováni, sdělte to prosím organizátorovi. Právním základem je náš oprávněný zájem na propagaci našich aktivit (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR).
Při odběru newsletteru shromažďujeme váš e-mail a jazykovou preferenci. Právním základem je váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR). Souhlas můžete kdykoliv odvolat prostřednictvím odhlašovacího odkazu v každém e-mailu nebo kontaktováním nás. Údaje o odběru newsletteru uchováváme do odhlášení, následovaného 90denní lhůtou pro navazující komunikaci.
Při odeslání kontaktního formuláře nebo dotazu na členství shromažďujeme údaje, které poskytnete (jméno, e-mail, telefon, firma, zpráva). Právním základem je náš oprávněný zájem reagovat na váš dotaz. Údaje o dotazech uchováváme až 3 roky.
Náš web používá cookies a obdobné technologie k analýze chování návštěvníků (typ prohlížeče, operační systém, URL, referrer). Tato data používáme ke zlepšování webu a marketingu. Podrobnosti najdete v naší informaci o cookies. Právním základem je váš souhlas (pro necessity-cookies) a náš oprávněný zájem (pro nezbytné cookies).
Při ucházení o pozici v CJH shromažďujeme váš životopis, motivační dopis, vzdělání a výsledky pohovorů. Právním základem je náš oprávněný zájem na posouzení vhodnosti a případně provedení předsmluvních kroků. Údaje o náboru uchováváme až 3 měsíce po obsazení pozice, pokud nesouhlasíte se zařazením do naší databáze pro budoucí pozice.
Osobní údaje můžeme sdílet s následujícími kategoriemi příjemců:
Poskytovatelé služeb: Cloudové hostingové platformy, software pro e-mail marketing, CRM systémy, platební zpracovatelé a nástroje pro správu akcí – vše vázáno smlouvou o zpracování osobních údajů.
Partneři a spolupořadatelé: Při akcích spolupořádaných s třetími stranami mohou být sdíleny omezené údaje (jméno, firma) se spolupořadatelem, vždy s předchozím upozorněním.
Právní a regulační orgány: Pokud to vyžaduje zákon nebo na ochranu našich oprávněných zájmů.
Czech Japan Hub – japonská entita: Viz oddíl 6.
Osobní údaje neprodáváme třetím stranám. Nepoužíváme osobní údaje pro automatizované rozhodování ani profilování s právními účinky.
Podle GDPR máte následující práva:
Právo na přístup (čl. 15): Můžete požadovat kopii svých osobních údajů.
Právo na opravu (čl. 16): Můžete požadovat opravu nepřesných údajů.
Právo na výmaz (čl. 17): Můžete požadovat smazání svých údajů („právo být zapomenut").
Právo na omezení zpracování (čl. 18): Můžete požadovat omezení způsobu, jak údaje používáme.
Právo na přenositelnost údajů (čl. 20): Můžete požadovat své údaje ve strukturovaném, strojově čitelném formátu.
Právo vznést námitku (čl. 21): Můžete vznést námitku proti zpracování na základě našich oprávněných zájmů.
Právo odvolat souhlas (čl. 7 odst. 3): Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete jej kdykoliv odvolat.
Pro uplatnění těchto práv nás kontaktujte na info@czechjapan.org. Odpovíme do 30 dnů.
Pokud se domníváte, že vaše práva byla porušena, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz).
CJH operuje prostřednictvím dvou koordinovaných právních entit v Česku a Japonsku. Osobní údaje mohou být mezi těmito entitami předávány pro účely popsané v těchto zásadách. Japonsko bylo Evropskou komisí uznáno jako země poskytující odpovídající úroveň ochrany osobních údajů (rozhodnutí o přiměřenosti z 23. ledna 2019) a japonský zákon o ochraně osobních údajů (APPI) poskytuje srovnatelné záruky. Přenosy do Japonska jsou tedy prováděny na základě tohoto rozhodnutí o přiměřenosti.
Při přenosu údajů do dalších zemí mimo EHP zajišťujeme odpovídající záruky (standardní smluvní doložky nebo rozhodnutí o přiměřenosti).
Zavádíme vhodná technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, včetně:
Šifrování: Údaje v přenosu jsou chráněny protokoly TLS/HTTPS.
Kontrola přístupu: Přístup k osobním údajům je omezen na oprávněné zaměstnance podle principu nezbytnosti.
Pseudonymizace: Kde je to možné, údaje pseudonymizujeme pro snížení rizika.
Zálohování a odolnost: Pravidelné zálohy zajišťují dostupnost a integritu údajů.
Školení zaměstnanců: Všichni členové týmu s přístupem k osobním údajům absolvují školení o ochraně osobních údajů.
Vyhrazujeme si právo aktualizovat tyto zásady, aby odrážely změny v naší zpracovatelské činnosti, právních požadavcích nebo organizační struktuře. Aktuální verze bude vždy dostupná na našem webu. O podstatných změnách budeme informovat členy e-mailem nebo prostřednictvím webu.
Czech-Japan Hub, z.s. | Verze 1.0 | Účinnost: 4. dubna 2026
